Ce dossier cherche à répondre une question de méthode : comment gérer sa conversation électronique. Pour une informatique technique sur le fonctionnement du courrier électronique, nous vous conseillons la page des tuteurs.
Pour savoir comment consulter son courrier prenom.nom@ens.fr depuis votre chambre, allez voir notre tutoriel.
Vous avez fini de taper votre message. Vous êtes prêt à cliquer sur Envoyer. Eh bien retenez vous, car avant cela, il est impératif de vérifier les points suivants :
L'orthographe n'est pas seulement lubie de chauvins rétrogrades, c'est aussi une nécessité. Entendons-nous bien, il ne s'agit pas de relire dix fois votre courrier comme si ce dernier allait être publié, mais simplement de fournir un texte clair à votre correspondant. A ce titre, notez que les confusions grammaticales entre a (avoir) et à (préposition), entre -er (infinitif) et -é (participe) rendent la lecture particulièrement pénible. Quant à l'orthographe des mots, usez et abusez du correcteur orthographique (touche F7 sous Outlook Express). Cela ne coûte pas cher, et dès que le message fait plus de cinq lignes, il y a de fortes chances que le correcteur trouve une typo.
Il y a deux raisons pour soigner tout particulièrement le titre. D'abord car c'est la première chose que lira votre correspondant. Ensuite car c'est ce même titre qui permettra plus tard d'identifier votre message parmi les autres. Si votre titre est mal choisi, il y a de fortes chances que votre correspondant ignore/supprime/perde votre message par inadvertance. De plus, il y a aussi de fortes chances pour que ce titre irrite votre correspondant.
Qu'est-ce donc qu'un titre soigné? Un titre soigné doit résumer à lui seul le contenu du message. Considérez ainsi que tous les titres de moins de trois mots sont éminemment suspects. Ex: bonjour (titre dont l'idiotie n'a pour rivale que la banalité de l'emploi).
Lorsque vous écrivez une lettre sur papier, vous ne vous posez pas la question de savoir si votre encre sera compatible avec le dispositif de lecture de votre correspondant (généralement les yeux). Malheureusement, l'informatique est encore en évolution, il faut donc se poser ce genre de question. Pour faire simple, disons qu'il existe deux formats pour le courrier électronique:
Donc avant d'envoyer un courrier, il faut se poser la question : texte simple ou HTML ? Si vous savez que votre interlocuteur utilise Outlook sous Windows, vous pouvez utiliser l'un ou l'autre des formats selon votre préférence. Par contre, si vous ignorez ce qu'utilise votre correspondant, alors utilisez le texte simple. En particulier, si vous envoyez un message à un groupe (comme eleves@clipper) alors utilisez impérativement le format texte simple . En effet, il est certain qu'une personne au moins dans le groupe ne sera pas en mesure de lire un message au format HTML.
Pour savoir configurer le format d'envoi sous Outlook Express, voir le tutoriel.
Les messages reçus et envoyés s'empilent en vrac dans vos répertoires. Il est temps de procéder à l'archivage.
Les messages ont ceci de commun avec les feuilles de paie : sauf indication contraire, il faut les garder à vie. Commençons d'abord par les indications contraires (où la suppression est justifiée) :
Dans tous les autres cas, il faut conserver les messages. Il n'est pas rare que l'on cherche à reprendre contact avec quelqu'un que l'on avait contacté deux ans auparavant. Avoir conservé la conversation peut faciliter le travail. Cela permet aussi d'être sûr de ce qui a été écrit. La mémoire est rarement sans faille à quelques années d'écart.
Cependant, outre la suppression, un autre danger menace le message pourtant conservé : le fouillis. En effet, dans un répertoire qui contient 500 messages, on ne retrouve pas grand chose. Il faut partir à la chasse au message perdu, cela prend du temps et de l'énergie.
Il faut donc créer des répertoires (avec des noms intelligents) et déplacer régulièrement les messages dans les répertoires concernés. Il est ainsi beaucoup plus simple de rechercher un message parmi 50 après avoir créé 10 répertoires que de chercher le même message parmi 500 dans un répertoire unique.